Письменные коммуникации в организации

Нижегородский Государственный Технический Университет

Дзержинский филиал

Факультет Коммуникационных Технологий

Кафедра Общественных наук

КУРСОВАЯ РАБОТА

Студентки 2 курса дневного отделения

Никитина Александра Владимировна

по курсу история связей с общественностью

по теме: Письменные коммуникации: ее виды и особенности в связях с общественностью

Научный руководитель

Ротанова М.Б.

Дзержинск, 2006
Содержание
Введение

1. Историческое становление письменных коммуникаций

2. Основы письменной коммуникации и их классификация в связях с общественностью

2.1 Классификация письменных материалов компании

2.2 Цели и задачи создания письменного стиля компании

2.3 Аспекты подготовки письменных материалов компании

3. Анализ контролируемых организацией письменных материалов для внешней аудитории

3.1 Общая характеристика письменных материалов

3.2 Письмо как средство письменной коммуникации

3.3 Применение средств индивидуализации в письменной коммуникации

4. Проблемные вопросы письменной коммуникации на современном этапе

4.1 Содержание правовых и этических норм письменной коммуникации

4.2 Особенности несоблюдения правил письменной коммуникации

4.3 Рекомендации по определению этических и эстетических норм письменной коммуникации

Заключение

Список используемой литературы

Введение
Термин «коммуникация» широко используется в настоящее время практически всеми гуманитарными науками, начиная с социологии, психологии, лингвистики, и вот теперь, уже более пятидесяти лет, он служит и более молодым дисциплинам, таким как реклама и связи с общественностью. Единое определение этого термина, принятое учеными, представляющими как перечисленные выше, так и многие другие направления гуманитарных наук, звучит следующим образом: «Коммуникация - социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств».

Связи с общественностью, используя различные коммуникативные средства, представляют собой динамическую и гибкую систему управления общественностью в самых разнообразных областях человеческой деятельности - в бизнесе, политике, образовании, медицине, благотворительности, развлечениях, спорте и др.

На современном этапе, специалисты по связям с общественностью в реализации своей деятельности используют широкий набор коммуникативных средств, письменная коммуникация при этом занимает одно из важнейших мест среди них. Умение не только точно, правильно и лаконично выражать на письме мысли и идеи (свои или своего руководства), но и облекать их в соответствующую форму, которая диктуется видом письменной коммуникации и ситуацией, является необходимым условием квалификационного уровня знаний и умений специалиста по связям с общественностью.

Цель курсовой работы - исследовать современное состояние письменных коммуникаций, их видов и особенностей в связях с общественностью.

Для достижения цели решались следующие задачи:

- исследовать исторический аспект развития письменных коммуникаций в России и провести аналогию с современным состоянием;

- рассмотреть классификацию письменных материалов;

- изложить материалы по проблемным вопросам правового и этического аспекта письменных коммуникаций на современном этапе

Содержание письменных коммуникаций имеют глубокие исторические корни. Их необходимость и содержание обусловлено определенными временными рамками, характеризующимися особенностями научной, политической, социальной и культурной среды общества.

1. Историческое становление письменных коммуникаций

Письменные коммуникации имеют давнюю историю, ее практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Уже в те далекие времена письмо служило гарантией выполнения обязательств, и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «...Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского». Карамзин Н.М. История государства Российского // Москва, №2, 1988, с. 1041

Уже в те далекие времена существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней: «...Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую ими написанную доставят великому князю русскому Игорю...». Там же, с. 105

Князья Киевской Руси в своих сокровищницах вместе с драгоценностями хранили важные письма. Сберегались письма также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междуусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.

Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская правда», известные международные акты - договоры Руси с греками, т.е. с Византией (X в.). Договоры с Византией 907,911, 944 (45) ,971 годов являются первыми международными договорами Древней Руси.

Композиция и языковые формулы современных договорных писем, в основе которых лежит диалог через письмо, в своих истоках восходят к договорам, описанным еще в летописи Нестора. Императорский вельможа Синкел и российский воевода Свенельд именем государей своих заключили договор, использовав следующие формулы:

«... Месяца июля, индикта XIV, в лето 6479, я, Святослав, князь Русский, по данной мною клятве хочу иметь до конца века мир и любовь совершенную с Цимискием, великим царем греческим, с Василием и Константином, боговдохновенными царями, и со всеми людьми вашими, обещаясь именем всех сущих подо мною россиян, бояр и прочих никогда не помышлять на вас, не собирать моего войска и не проводить чужеземного на Грецию, да буду их врагом и да борюся с ними. Если же я или сущие подо мною не сохранят сих правовых условий, да имеем клятву от бога, в коего веруем: Перуна и Волоса, бога скотов. Да будем желты, как золото, и собственным нашим оружием иссечены. В удостоверение чего записали мы договор насей хартии и своими печатями запечатали.» Карамзин Н.М. История государства Российского // Москва, №2, 1988, с. 117

Читая, этот древний документ, видим, что языковые и текстовые формулы этого мирного договора фактически сохранились до наших дней.

В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значение, по постановлению веча его извлекали из ларя и уничтожали. Эта процедура носила официальный торжественный характер. Псковский ларь был не только архивом, но и вечевой канцелярией. При «Ларе святой Троицы» сосредоточивалось летописание, оформлялись и частноправовые акты. Если князь отказывался скрепить своей печатью документ, то это на законных основаниях мог сделать ларник, заведовавший архивом.

В жизни Новгородской республики большую роль играло вече. Оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы войны и мира, внутренней политики, выдавало жалованье и иммунитетные грамоты, утверждало уставы и законы. Вече было и верховным судом республики (смертные приговоры веча приводились в исполнение немедленно - преступника сбрасывали в Волхов). Решения веча оформлялись в особой канцелярии - «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «великого Новгорода». Ерошкин П.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Просвещение, 1968

До XV века деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостелях - писцы и подъячие.

Царский В России титул царя впервые принял Иван IV Грозный в 1547 г архив хранили в сундуках, которых насчитывалось 240. Заведовал архивом дьяк. Все документы описывались последовательно по сундукам, о чем свидетельствует сохранившаяся часть описи второй половины XVI в. Царским архивом в ходе повседневной работы пользовались чиновники высших государственных учреждений.

В XVI-XVII вв. в государстве действовала система приказов - центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, который управлял совместно с товарищами - помощниками или заместителями - дьяками. Дьяки из простых писцов становились начальниками приказных канцелярий, руководили всеми текущими делами и делопроизводством. В подчинении у них были «письменные головы» различных рангов: подъячие (старшие, средней руки и младшие), писцы, писчики, переписчики, а также приставы, переводчики, сторожа.

Люди, занимавшиеся составлением документов по тому или иному делу, как правило, хорошо знали сами дела: дьяки, подъячие бывали членами дипломатических миссий, выполняли важные дела внутриполитического, управленческого, финансового и судебного характера. Свои канцелярии - иногда в виде большого штата, иногда в качестве единственного дьячка - функционировали при каждом государственном, духовном или общественном учреждении. Документы в них составлялись и оформлялись профессионалами по некоторым общим правилам, неизложенным в специальных инструкциях, а передаваемым по традиции. Итак, уже в период XV-XVII веков сложился штат людей непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому.

Деятельность канцелярии, работа ее отдельных служащих по созданию официальных текстов видна через различные элементы оформляющей части документа, относящиеся к исполнению, верификации, доставке и хранению. На каждом документе, который поступал в приказ, проставлялась дата получения. (Эта процедура неукоснительно выполняется и в наши дни). Дьяк в необходимых случаях делал «помету»: «выписать», т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносился «приговор» приказа и отдавалось распоряжение о подготовке документа-ответа (современным аналогом которого, по сути, является письмо-ответ).

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подъячие. Дьяк этот проект «чернил», т.е. редактировал, правил. Поправки делались в тексте, на полях, на оборотной стороне листа. «Черненный» (исправленный) документ младший подъячий переписывал заново, писал «деловой» текст. Чистовик документа подъячий сверял с черновиком и своей подписью - на оборотной стороне в нижней правой части листа - подтверждал, что чистовик соответствует черновику. «Справленный» таким образом документ «приписывался» (подписывался) дьяком или так называемым «подъячим и приписью». Царь и бояре документы не подписывали. Черновики не подписывались и оставлялись как копии.

Писали на узких (15-17 см) полосках бумаги, которые при необходимости склеивали. Оборотная сторона оставалась чистой. На ней писались «пометы», резолюции, адреса и т. д. К первому (инциативному) документу подклеивали последовательно все остальные, и длинную бумажную полоску сворачивали в рулон - «столбец», или «столпец» Чтобы закрепить состав «столбца», по «сставам» - местам склейки - проставлялась растянутая подпись («скрепа»).

Интересно, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ является плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов.

В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов. Упоминания о непосредственном исполнителе текста встречаются уже в ранних памятниках, но с середины XV в. указание на то, кто писал документ, становится нормой:

- «А грамоту писал дьяк Князя Великого Кострома»

- «А грамоту писал дьяк Снека»

- «А грамоту писал поп Сергий Великого Спаса»

- «А грамоту писал сам игумен Афанасей Стромыньскый»

- «А грамоту писал чернец Асаф»… Качалкин А.Н. Жанры русского документа допетровской эпохи. - М.: Изд-во МГУ им М.В. Ломоносова, 1988, т. 1, с.. 59.

Из приведенных примеров видно, что указание исполнителя стало неотъемлемым реквизитом документа со сложившейся языковой формулой «А грамоту писал...». Аналогом этой языковой формулы в наши дни является указание исполнителя официального письма на лицевой или оборотной стороне письма.

Сведения о том, кто писал документ, появились издавна, но в конце XVII в. по требованию центральной канцелярии местные администраторы приказывают подъячим обязательно авторизовать исполнителя документа: «...по указу в[еликих] г[осударей] ...воевода Иван... Оксенов Касимова города приказные избы подъячему Ивану Никитину приказал на наказных памятях и на писмах свего писма, на которых пристойно, назаде писать: «писал» ...»

В составлении деловой бумаги участвовали минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста.

С созданием приказов в Русском государстве появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления и движения как внутри приказа, так и между ними. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа - судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.

Письменные коммуникации в учреждениях XVI-XVII вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством. С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регламента», ставшего основной организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

История создания «Генерального регламента» такова. Еще в 1715 г. Петр I послал своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения коллегиальной системы управления и представления докладов о возможности учреждения ее в России. В Щвеции, Дании и Германии были собраны материалы, относящиеся к устройству коллегий в этих странах. После изучения материалов было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений - «что един не постигнет, постигнет другой».

Работа над «Генеральным регламентом» началась в 1718 г. Первоначальный вариант «Генерального регламента» был составлен Генрихом Фиком, использовавшим шведский источник Cantseiie Ordningh от 22 сентября 1661 г. и заимствовавшим из него нормы для установления канцелярских порядков в русских учреждениях. Всего «Генеральный регламент» имел 12 редакций Баггар Ханс, Реформы Петра Великого. - М.: Прогресс, 1985.

В «Генеральном регламенте» дается законченная система норм по письменной коммуникации внутренней деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления - коллегий и их переписке с другими учреждениями.

Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные по указанию секретаря - канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т.е. появились обязательные формы документов. Кстати, обязательность составления документов по формулярам предусматривается многими законоположениями Петра.

Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения челобитчиковы. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.

В 1722 г. издается «Табель о рангах», положивший начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным до 1917 г. Современная практика официального адресования в своей основе восходит к правилам формального речевого этикета на письме, получившем обоснование именно в тот период.

Хотя вопросы документирования деятельности местных учреждений и затрагиваются в законодательных актах правительства Петра I, но в законченной форме эти вопросы нашли отражение в «Учреждениях для управления губерний» от 7 ноября 1775 г. Согласно этому документу переписка между учреждениями превращается в своеобразный ритуал, который нужно хорошо знать, чтобы занимать место в бюрократической системе.

Для сношений «властей и мест» устанавливались определенные виды документов, в зависимости от положения учреждений в иерархической лестнице. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. В видах документов и порядке сношений выражалась строгая субординация учреждений. Вышестоящие инстанции «указывали», нижестоящие «доносили» об исполнении указаний. Равные инстанции сносились между собой на паритетных началах - предложениями и сообщениями.

В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется, прежде всего, в увеличении разновидностей документов. Так, наряду с традиционными докладом и указом в служебной переписке все активнее используются новые - ведение, доношение, промемория, рапорт, реляция и рескрипт.

Ведение - уведомление о чем-либо, употреблялось для переписки Сената с Синодом (высших органов светской и церковной власти). Доношение - сообщение нижестоящих должностных лиц вышестоящим представителям власти. Промемория - документ, посредством которого осуществлялась связь между равными по положению органами власти. Рапорт - документ отчетного характера, предназначался для переписки нижестоящих органов власти с вышестоящими (любого ранга). Реляция - документ, равный по своим функциям рапорту и доношению, однако употреблялся только в военной и дипломатической сферах общения. Рескрипт был введен для деловой переписки императора с приближенными к нему должностными лицами.

Если прежний деловой язык, возникший в недрах московских приказов, был близок живой, обиходной речи, то язык документов, появившихся в новый период, являлся качественно иным по своим языковым средствам. Прежде всего, новый деловой язык характеризовался новыми морфологическими средствами, свойственными документальным текстам. Багрянцева Г.И. Деловой язык Петровской эпохи. // «Русская речь», №4, 1986, с. 87

Весь процесс движения документов, входящих и исходящих, регистрировался в ряде журналов, книг, реестров. На входящем документе председателем присутствия или старшим членом отмечалась дата поступления документа, после чего он заносился в реестр входящих бумаг и в докладной реестр. Зарегистрированные документы распределялись по соответствующим исполнителям и заносились в целях установления слушания дел в настольный реестр.

Для облегчения отыскания дела, к реестрам создавался справочный аппарат - алфавиты учреждений и лиц, которых касались дела. О своей работе учреждения составляли ежемесячные отчеты, а о количестве и составе прослушанных дел - срочные ведомости. История делопроизводства в СССР/ Под. ред. Я.З. Лифшица и В.А. Цикулина. Учебное пособие. - М.: 1974

Страницы: 1, 2, 3, 4

В соцсетях