Методические рекомендации по внутреннему учету

местонахождения ценных бумаг на каждый момент времени.

Система состоит из Журнала и Книги (Ведомости) учета ценных бумаг.

Журнал ежедневного учета ценных бумаг представляет собой ведомость

ежедневного учета. Все операции, в результате которых происходит движение

ценных бумаг компании или клиентов, отражаются на корреспондирующих счетах

по принципу двойной записи и отражают все движения ценных бумаг,

произошедшие в течение данного операционного дня. Все операции заносятся в

журнал на день их совершения, т.е. не позднее конца рабочего дня, когда

операция была совершена.

Книга (Ведомость) учета ценных бумаг составляется на конец операционного

дня на основе информации Журнала ежедневного учета ценных бумаг. Книга

организована по порядку номеров счетов и отражает остатки по всем счетам

системы учета движения ценных бумаг. Книга также служит инструментом для

выявления ошибок и расхождений, допущенных во внутреннем учете.

При необходимости компания может объединить Журнал ежедневного учета и

Книгу учета ценных бумаг в одну учетную ведомость при условии сохранения

минимального необходимого предусмотренного настоящими Стандартами состава

информации, отражаемой в этих журналах.

B Счета Системы учета движения ценных бумаг

Для каждого клиента, контрагента, каждого местонахождения ценных бумаг

(реестр, депозитарий, ценные бумаги в пути и т.д.) и собственного портфеля

ценных бумаг компании в Системе учета движения ценных бумаг открывается

счет с неповторяющимся номером.

Cчета, показывающие принадлежность ценных бумаг, т.е. счета ценных бумаг

компании, клиентов, ценные бумаги которых находятся в номинальном держании

компании и т.д., имеют остатки по дебету.

Счета, показывающие местонахождение ценных бумаг - счета реестра,

депозитария и т.д., а также ценные бумаги, проданные без покрытия, имеют

остатки по кредиту.

Счета, показывающие обязательства или смену местонахождения, - счета

контрагентов, счета клиентов, отражающие ценные бумаги, зарегистрированные

на имя клиентов, ценные бумаги "в пути", могут иметь остатки и по дебету, и

по кредиту.

C Принципы ведения Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется в хронологическом порядке в

соответствии со следующими принципами:

37. Учет операций на день их совершения

38. Сегрегация собственных ценных бумаг компании и ценных бумаг ее клиентов

39. Сверка с другими учетными регистрами

Данные Журнала подлежат периодической сверке с данными Журнала учета

дилерских операций, Журнала учета денежных средств, информацией,

поступающей из торговых подразделений.

D Отражение операций с ценными бумагами

Операции с ценными бумагами отражаются следующим образом:

Покупка/ продажа отражается

по дебету счета покупателя и

по кредиту счета продавца;

Получение ценных бумаг компанией отражается

по дебету счета клиента, контрагента и др., от которого ценные бумаги

получены и

по кредиту счета местонахождения;

Поставка ценных бумаг компанией отражается

по дебету счета местонахождения и

по кредиту счета клиента, контрагента и др., которому осуществлена

поставка;

Изменение местонахождения ценных бумаг отражается

по дебету счета местонахождения и

по кредиту счета предыдущего местонахождения.

E Структура Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг ведется отдельно по каждой ценной

бумаге. В Журнале отражаются только счета, задействованные в течение дня.

Журнал ежедневного учета ценных бумаг содержит следующую информацию:

44. Номер счета

45. Наименование счета

46. Описание операции

В данное поле вносится полное или сокращенное название операции по

данному счету, например:

покупка, продажа - запись производится по счетам клиентов, контрагентов

и счетам ценных бумаг компании;

поставка - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при

получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при

поставке сертификатов ценных бумаг;

получение - запись производится по счетам клиентов и контрагентов при

получении выписки из реестра о перерегистрации ценных бумаг или при

получении сертификатов ценных бумаг.

47. Номер договора

Указывается при необходимости для счетов клиентов и контрагентов.

48. Запись по дебету счета,

49. Запись по кредиту счета

Отражает количество ценных бумаг, зачисляемых или списываемых с данного

счета.

Кроме вышеперечисленных данных в Журнал может быть включена дополнительная

информация, необходимая компании.

F Пример организации Журнала ежедневного учета ценных бумаг

Журнал ежедневного учета ценных бумаг может быть организована следующим

образом:

Рассмотрим использование Журнала на примере, рассмотренном выше.

Согласно условию примера 10 июня компанией Пример Инвест были куплены 100

акций у компании Нева Плюс. Данная операция будет отражена в Журнале

следующим образом:

| | | |а | | | | |

|0001 |Ценные |покупка |1846 | |100 | |100 |

|0018 |Нева |покупка |1846 | | |100 |(100) |

Дебетовая проводка по счету "Ценные бумаги" означает поступление акций на

счет компании Пример Инвест, кредитовая проводка по счету "Нева Плюс"

означает возникновение обязательств у компании Нева Плюс по поставке акций

в Пример Инвест.

G Структура Книги учета ценных бумаг

Книга учета ценных бумаг составляется на основе информации из Журнала учета

ценных бумаг и организована в форме баланса. Книга отражает остатки по всем

счетам Системы учета ценных бумаг.

Книга учета ценных бумаг организована по порядку номеров счетов Системы

учета ценных бумаг. Для каждого типа ценных бумаг ведется отдельная Книга.

В Книге учета ценных бумаг содержится следующая информация:

50. Номер счета;

51. Название счета;

52. Дата последней операции

Отражает дату последней операции с ценными бумагами по данному счету;

53. Сальдо по дебету

54. Сальдо по кредиту

Отражает суммарный оборот по дебету или кредиту данного счета

соответственно.

Кроме этого, при необходимости в Книгу может быть включена дополнительная

информация.

H Пример организации Книги учета ценных бумаг

Книга учета ценных бумаг может быть организована следующим образом:

Заполним Книгу на основе данных из рассмотренного выше Журнала ежедневного

учета денежных средств, для этого внесем в Книгу счета с ненулевыми

остатками:

|0001 |Ценные бумаги |10.06.96 |100 | |

|0018 |Нева Плюс |10.06.96 | |100 |

Из примера видно, что Книга позволяет в любой момент времени определить

местонахождение и принадлежность ценных бумаг, находящихся в компании.

I Периодическая сверка наличия ценных бумаг

Для контроля за правильностью учета в бэк-офисе целесообразно ежеквартально

проводить сверку наличия ценных бумаг с записями Книги учета ценных бумаг.

Сверка проводится следующим образом:

55. в отношении ценных бумаг, выпущенных в обращение в бумажной форме и

зарегистрированных на имя клиента и находящихся у брокерской или дилера

на хранении или зарегистрированных на имя брокерской или дилера как

номинального держателя, проверяется наличие и количество ценных бумаг;

56. в отношении ценных бумаг в бездокументарной форме, зарегистрированных

на имя брокерской или инвестиционной компаний как номинального

держателя и находящихся в реестре, производится сверка данные реестра

с записями Книги учета ценных бумаг компании на основе подтверждения от

регистратора в письменной форме о количестве и держателе ценных бумаг ;

57. в отношении ценных бумаг, находящихся на хранении в депозитарии,

производится сверка данных депозитария о количестве и владельце ценных

бумаг с записями компании. Периодичность предоставления депозитарием

выписок по счету депо может быть установлена договором о депозитарном

обслуживании;

58. проверяется количество ценных бумаг, в отношении которых

перерегистрация права собственности еще не завершена или ценных бумаг,

находящихся под залогом;

59. производится запись в книгах обо всех выявленных расхождениях и

ошибках. Запись также должна включать наименование ценной бумаги, дату

проведения проверки и подпись лица, внесшего исправление.

Сверка проводится либо один раз в квартал для всех ценных бумаг

одновременно в установленный компанией день (периодический метод), либо в

рамках временного цикла (метод циклического подсчета), когда для каждой

позиции ценных бумаг (группы позиций) устанавливается день сверки. При

использовании метода циклического подсчета, также как и при использовании

периодического метода, все позиции ценных бумаг должны быть сверены в

течение квартала.

В целях обеспечения достоверности информации, сверка производится под

наблюдением уполномоченного лица, в чьи обязанности не входит ведение учета

операций с ценными бумагами или работа с документами на перерегистрацию

права собственности на ценные бумаги.

Внутренние отчеты бэк офиса

A Отчет о незавершенных сделках

Отчет о незавершенных сделках предназначен для отражения сделок, по которым

не полностью произведены расчеты (открытых сделок), а также для контроля за

каждым этапом расчетов по сделке, начиная с момента ее заключения и до

момента ее завершения. Сделка считается завершенной после того, как по ней

выполнены все денежные расчеты, осуществлены перерегистрация права

собственности и уведомление о перерегистрации. Таким образом, после

завершения сделки не должно существовать обязательств ни у одной из сторон

сделки.

Отчет о незавершенных сделках является эффективным средством, позволяющим

отображать стадии расчетов заключенной сделки - заключение сделки,

перерегистрация собственности, оплата основной суммы сделки, другие

относящиеся к данной сделке платежи. На каждый определенный момент времени

отчет содержит информацию только по "открытым" сделки.

При ведении отчета о незавершенных сделках плановые даты осуществления

каждой из стадий расчетов сопоставляются с фактическими датами их

исполнения.

Отчет о незавершенных сделках может служить эффективным средством для

анализа рисков: поскольку у каждой сделки в определенный момент времени

может быть открытой стадия перерегистрации, стадия оплаты суммы сделки или

обе эти стадии, сделки можно сортировать по группам открытых стадий.

Наиболее важными являются следующие группы:

46. платежи основных сумм сделок, которые должны поступить от тех

контрагентов, на имя которых компания уже перерегистрировала право

собственности на проданные им ценные бумаги;

47. ценные бумаги, которые должны быть получены компанией после оплаты ею

основных сумм сделок (например, при нестандартных сделках).

Эти две группы "открытых" стадий сделок должны быть в центре внимания бэк-

офиса при отслеживании открытых сделок, т.к. в отношении этих сделок

существует риск непоставки/неплатежа.

Используя данные отчета о незавершенных сделках, специалисты бэк-офиса

контролируют осуществление перерегистрации ценных бумаг в соответствии с

проводками, сделанными в журнале учета движения ценных бумаг. Помимо того,

бэк-офис отдает распоряжения об осуществлении платежей в соответствии с

тем, на какой стадии находится каждая из открытых сделок, и координирует

получение и списание денежных средств с бухгалтерией.

Как только все стадии расчетов по сделке выполнены, сделка считается

завершенной и должна быть исключена из журнала незавершенных сделок.

1 Описание полей журнала

В журнале отражены все "открытые" сделки, существуюшие на данный момент

времени.

В целях получения наиболее полной картины обо всех открытых сделках

предлагается объединить в одном журнале покупки и продажи, так как стадии

расчетов по ним одинаковы, но осуществляются в другой очередности. При

возрастании объема операций компания может предпочесть отслеживать

открытые покупки и открытые продажи раздельно .

При начальном занесении в отчет данных об открытой сделке заполняются

следующие поля:

48. дата сделки;

49. номер контракта;

50. тип сделки (покупка/продажа);

51. номер счета клиента/ контрагента;

52. количество ценных бумаг;

53. код ценной бумаги;

54. наименование ценной бумаги;

55. итоговая сумма сделки.

Данные для перечисленных выше полей поступают из тикета. Итоговая сумма

калькулируется в журнале сделок.

Каждое из последующих пяти полей журнала отражает стадию расчетов по

сделке:

56. подготовка контракта (составление и заполнение характеристик сделки);

57. документы для перерегистрации (даты подготовки и отправки контрагенту

пакета документов, необходимых для перерегистрации права

собственности в реестре, или даты получения этих документов от

контрагента в зависимости от того, кто из сторон осуществляет

перерегистрацию);

58. перерегистрация ценных бумаг (сторона сделки, ответственная за

перерегистрацию ценных бумаг);

59. оплата итоговой суммы сделки (сторона сделки, осуществляющая оплату

итоговой суммы сделки);

60. оплата регистрационного сбора (сторона сделки, ответственная за оплату

полной суммы регистрационного сбора в реестр).

Каждое из вышеперечисленных полей, соответствующих стадиям расчетов по

сделкам, подразделяется на три части, содержащие следующие данные:

61. сторона, ответственная за осуществление данной стадии;

62. плановая дата осуществления данной стадии в соответствии с условиями

сделки;

63. дата фактического исполнения данной стадии расчетов.

2 Пример организации журнала незавершенных сделок

Журнал незавершенных сделок может быть организаван следующим образом:

|ные | | | | |отов| | |

|харак| | | | |ка | | |

|и | | | | | | | |

| | | | | |а | | |

|и |та | | |та | | | |

| | | |егист| | |а | | |

|ие | | | | | | | | |

Рассмотрим заполнение журнала на примере, использованном ранее:

10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у

компании Нева Плюс (№ контракта - 1846). Перерегистрацию акций осуществляет

компания Нева Плюс. Компания Пример-Инвест предполагает подготовить

контракт 11 июня, перерегистрация планируется на 13 июня, оплата суммы

сделки - на 15 июня.

Рассмотрим Журнал незавершенных сделок компании Пример-Инвест.

|ные | | | | |товка| | |

|и | | | | | | | |

| | | |т | |акта | | |

|и |та | | |а | | | |

|10.06|1846 |покупка|TOMG |0018 |они |11.06| |

|. | | | | | | | |

| | | |егист| | |а | | |

|ие | | | | | | | | |

|N/A | | |они |13.06| |мы |15.06| |

B Отчет о состоянии счетов клиентов

Отчет о состоянии клиентских счетов — это документ, в котором содержится

краткая информация о текущем состоянии счетов всех клиентов компании, то

есть об остатках на клиентских счетах по каждому типу ценных бумаг и по

денежным средствам.

Для каждого счета Отчет показывает:

a название счета

b номер счета

c остаток по ценным бумагам (в разрезе по ценным бумагам)

d остаток по денежным средствам

Информация в Отчете о состоянии клиентских счетов отсортирована по номерам

счетов клиентов.

Отчет о состоянии клиентских счетов используется для каждодневного

отслеживания позиций клиентов (например, для того, чтобы удостоверится в

наличии у клиента акций, которые он собирается продать).

Данный отчет о состоянии клиентских счетов, в отличие от отчетов,

посылаемых клиентам, предназначен только для внутреннего использования.

C Журнал регистрации сделок

Журнал регистрации сделок ведется для целей государственной регистрации

сделок с ценными бумагами компанией, являющейся инвестиционным институтом.

Требования по ведению данного Журнала определяются действующим

законодательством (см. Приложение 2 к Письму Министерства Финансов

Российской Федерации № 53 от 6 июля 1992 г.).

Отчетность перед клиентами

A Общие принципы

Брокерская или дилерская компания ведет счета клиентов, по которым

отражается следующая информация: денежные остатки по счетам (дебиторская

или кредиторская задолженность клиентов), количество ценных бумаг, которые

брокерская или дилерская компания должна поставить клиенту, или ценных

бумаг, принадлежащих клиенту и находящихся в номинальном владении брокерско-

дилерской компании. Вся информация о движении денежных средств или ценных

бумаг по счету клиента вводится на основе данных документов и журналов

учета брокерско-дилерской деятельности на дату совершения сделки.

B Отчет о состоянии счета клиента

Отчет о состоянии счета клиента (см. приложение) содержит следующую

информацию:

60. все операции с ценными бумагами по счету клиента, включая завершенные

сделки купли-продажи, незавершенные сделки;

61. платежи за период после представления последнего отчета;

62. количество ценных бумаг, принадлежащих клиенту и находящихся в

номинальном владении брокерско-дилерской компании, а также данные о

рыночной стоимости портфеля клиента;

63. денежный остаток по счету клиента на дату составления отчета.

Отчет о состоянии счета клиента представляется каждому клиенту компании со

следующей периодичностью:

64. не реже одного раза в месяц в случае, если в течение этого периода по

счету клиента проводились операции;

65. не реже одного раза в квартал в случае, если в течение этого периода

операции по счету не проводились, но имеется остаток денежных средств

и/или ценных бумаг по счету.

Ниже описаны процедуры ввода информации и составления отчета клиенту.

1 Общая информация

В раздел общей информации включены следующие статьи:

66. Наименование и адрес клиента

67. Номер и валюта счета клиента

68. Офис, где осуществляется обслуживание счета клиента

69. Имя менеджера счета или финансового консультанта

70. Отчетный период

При составлении отчета клиенту используется Файл имен и адресов, являющийся

основным источником справочной информации о клиенте. Данные об имени и

адресе клиента, номере и валюте его счета, а также его банковских

реквизитов берутся из Файла имен и адресов непосредственно.

При открытии клиентом счета в брокерско-дилерской фирме фиксируется дата

его открытия и назначается менеджер счета. Во всех отчетах указывается

также название офиса, осуществляющего обслуживание счета клиента.

Предполагается, что имя менеджера счета и реквизиты офиса брокерско-

дилерской фирмы используются клиентом как контактные координаты.

Отчет о состоянии клиентского счета подготавливается и рассылается

Расчетным отделом.

2 Таблица операций

В таблице операций показаны проводки по счету клиента, отражающие его

операции с ценными бумагами и денежными средствами.

По каждой совершенной операции в таблице операций предоставляется следующая

информация: дата совершения операции, соответствующая проводка по счету

клиента, сумма операции, краткое описание операции. Для сделок с ценными

бумагами также указываются такие подробности, как покупка/продажа,

количество ценных бумаг, наименование ценных бумаг и цена покупки/продажи.

При поступлении денежных средств счет клиента кредитуется, при их

использовании — дебетуется.

Проводки по счету клиента осуществляются на дату совершения операции.

Источником данных по совершенным сделкам является Журнал операций. Из

Журнала операций извлекается следующая информация по каждому клиенту: тип

ценной бумаги, количество ценных бумаг, цена, сумма сделки, величина налога

на операции с ценными бумагами и регистрационного сбора, а также порядок

уплаты последних.

Незавершенные сделки должны быть выделены особо. Информация о их завершении

поступает из Отчета о незавершенных сделках.

Проводки по счету клиента, отражающие движение денежных средств по его

счету, поступают в таблицу операций по получении соответствующих

уведомлений о совершении/получении платежа. Информация о таких операциях

поступает из системы учета движения денежных средств. Проводки по счету

клиента, отражающие движение ценных бумаг по его счету, поступают в таблицу

операций из Журнала учета ценных бумаг.

3 Структура портфеля ценных бумаг клиента

Таблица структуры портфеля ценных бумаг клиента содержит информацию по

позициям ценных бумаг клиента, находящихся в номинальном владении брокерско-

дилерской фирмы.

Информация о позиции в портфеле ценных бумаг клиента содержит описание

ценной бумаги, количество, цену приобретения и стоимость позиции.

Вышеперечисленные данные поступают из Журнала операций в день совершения

соответствующей сделки.

В конце отчетного периода осуществляется переоценка стоимости портфеля

клиента в соответствии с текущей рыночной ценой входящих в него ценных

бумаг. Для переоценки портфеля ценных бумаг применяется либо цена последней

сделки с этой ценной бумагой, либо рыночные индикаторы (например,

котировки, предоставляемые информационными агентствами) в зависимости от

того, что из них в лучшей степени отражает реальную стоимость ценных бумаг.

В результате сравнения стоимости позиции портфеля, вычисленной по цене

приобретения акций, и текущей стоимости позиции определяется сумма

прибыли/убытка по каждой из позиций портфеля по состоянию на конец

отчетного периода.

В конце отчетного периода вычисляются суммарные показатели по портфелю

ценных бумаг клиента в целях обеспечения клиента полной информацией о

состоянии его портфеля.

4 Сальдо счета денежных средств

Сальдо счета денежных средств отражает состояние денежного счета клиента в

брокерско-дилерской фирме. В этом разделе указывается сальдо счета денежных

средств на последний рабочий день, предшествующий дате начала отчетного

периода, и на последний рабочий день отчетного периода. Данные о сальдо

счета денежных средств поступают из системы учета денежных средств.

5 Сводная таблица операций по счету клиента

Сводная таблица операций по счету клиента ведется для подведения итогов

деятельности клиента за отчетный период. В таблице приводятся сумма

кредитовых проводок как в разрезе по видам операций, так и общая, а также

сумма дебетовых проводок — в разрезе по видам операций и общая. Это

предоставляет клиенту возможность представить общую картину его операций по

счету за отчетный период без углубления в подробности сделок.

6 Общая стоимость портфеля клиента

Сводные данные о портфеле клиента на последний рабочий день отчетного

периода рассчитываются посредством суммирования величины портфеля ценных

бумаг клиента в стоимостном выражении и величины его денежных средств на

счету для вычисления общей стоимости портфеля клиента.

Графа “общая стоимость ценных бумаг” — это данные, скорректированные по

текущей рыночной стоимости в соответствии с методологией, описанной в

разделе "Структура портфеля ценных бумаг". Данные вносятся из графы

“переоценка портфеля” таблицы, отражающей структуру портфеля ценных бумаг

клиента. Значение суммы денежных средств клиента поступает из таблицы,

показывающей баланс счета денежных средств.

C Файлы клиентов

Брокерская или дилерская компания должна хранить основную информацию и

переписку с каждым клиентом в специальных папках или файлах. Такая папка

обычно содержит следующее:

a карточку регистрации клиента

В тот момент, когда компания открывает клиенту счет, на него заводиться

отдельная регистрационная карточка. Такая карточка содержит всю необходимую

информацию о клиенте, структурированная аналогично той, которая содержится

в Файле имен и адресов, и дополнительно содержит образец подписи клиента.

договора на обслуживание клиента

поручения на сделки

подтверждения сделок

копии отчетов клиенту

доверенности на совершение операций

копии уведомлений клиенту

запросы клиентов и т.д.

Пример использования учетных регистров бэк-офиса

Рассмотрим использование учетных регистров бэк-офиса на следующим примере:

1. 10 июня компания Пример-Инвест покупает 100 акций "Томскнефть" по $4 у

компании Нева Плюс (номер контракта - 1846). До этого Пример-Инвест не

имела акций "Томскнефть" на балансе. Перерегистрацию акций осуществляет

компания Нева Плюс. Выписка из реестра о перерегистрации акций на имя

Пример-Инвест получена 13 июня. Компания Пример-Инвест произвела оплату

купленных акций 14 июня. (Начальная сумма на рублевом счете - 10 млн.

руб.)

2. 13 июня компания Пример-Инвест продает 250 акций "Томскнефть" по $5

компании Арбат (номер контракта - 1847). При этом, 150 акций были

проданы без покрытия (короткая продажа). Перерегистрацию осуществляет

компания Арбат. Документы на перерегистрацию отправлены в компанию Абрат

13 июня. Выписка из реестра о перерегистрации получена 18 июня.

Банковская выписка о получении денег по сделке получена 19 июня.

3. 14 июня компания Пример-Инвест покупает 360 акций "Томскнефть" по $4.5 у

компании Уральский Брокер (номер контракта - 1848). Акции

перерегистрирует Уральский Брокер. Выписка о перерегистрации акций на имя

Пример-Инвест получена 18 июня. Компания Пример-Инвест произвела оплату

купленных акций 19 июня.

Ниже представлены следующие журналы и регистры бэк-офиса компании Пример-

Инвест:

журнал учета денежных средств;

книга учета денежных средств (на 14.06);

журнал учета дилерских операций;

журнал учета ценных бумаг;

книга учета ценных бумаг;

отчет о незавершенных сделках;

отчет о состоянии клиентского счета (составлен за другой период времени,

т.к. данных этого примера недостаточно).

Условия сделок:

Контракт заключается в валюте;

Оплата производится в рублях по курсу на день заключения контракта;

Оплата производится после перерегистрации;

Регистрационный сбор не рассматривается.

Курс рубля к доллару:

10 июня 5050

13 июня 5050

14 июня 5060

19 июня 5060

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

В соцсетях