Інформаційна модель упровадження системи якості ВНЗ

1

26

І Досвід упровадження інформаційних систем

Сьогодні сучасні інформаційні та комунікаційні технології використовуються у діяльності майже кожного підприємства й організації. Першими зрозуміли переваги від їх застосування великі промислові і комерційні компанії.

На початку 90-х років ХХ століття потужні корпорації інвестували значні кошти в перебудову своїх інформаційних систем. Як наслідок, це призвело до суттєвого реформування бізнес-процесів організацій.

За дослідженнями “Stadish Group International” 1 тільки 20% спроб ввести в дію нові інформаційні системи закінчились успішно у визначені часові рамки, бюджет і відкрили організації нові функціональні можливості. Понад 46% таких проектів здійснювались зі значними затримками і перевитратами й не досягали поставлених цілей. 28% проектів взагалі не було закінчено. Проведені дослідження виявили 2 основних фактори, від яких залежав успіх проектів. Ними були усвідомленість корисності інформаційної системи для досягнення бізнес цілей організації і легкість у використанні системи персоналом організації.

З цього випливає ще один важливий висновок: основною проблемою впровадження інформаційної системи є людський фактор, в той час, як технологічні проблеми насправді є другорядними.

Саме тому організація має зосередити увагу на доведенні персоналу, що система не данина моді і не самоціль, а забезпечить:

підвищення продуктивності;

поліпшення якості роботи;

є гнучкою і зрозумілою для користувачів, нею легко навчитись користуватись.

Впровадженню системи має передувати комплексне навчання персоналу. Цілі, які мають бути досягнуті показано на рис. 1.

Рис. 1

Дотримання організацією цих 6-ти вимог підвищить шанси на успіх впровадження нових інформаційних технологій у діяльність організації.

ІІ Впровадження інформаційних технологій у сфері освіти

Загальна тенденція впровадження інформаційних технологій охопила і заклади освіти, які зрозуміли, що використання сучасних інформаційних технологій стало важливим фактором підвищення якості і доступності освіти.

Згідно з 2 під інформаційною системою ВНЗ слід розуміти сукупність взаємопов'язаних компонент, що збирають, обробляють, зберігають, розподіляють і аналізують інформацію, яка забезпечує прийняття рішень, координацію, контроль та візуалізацію діяльності організації. Під інформацією розуміють дані, які представлені у певній формі і мають значення і користь для тих, її використовує.

З цього випливають вимоги до окремих властивостей інформації, які представлені на рис 2.

Рис. 2

Саме використання сучасних інформаційних технологій дозволяє найбільш повно забезпечити ВНЗ необхідною інформацією з зазначеними властивостями для прийняття оптимальних рішень з точки зору її сталого розвитку. Практика засвідчує, що ВНЗ, які використовують у своїй діяльності системи управління на основі сучасних інформаційних технологій є більш конкурентоспроможними, ніж ті, що працюють по старинці.

Не обійшлося без спрощеного розуміння їх користі для ВНЗ і перебільшення їх можливостей. Тобто вважалося достатнім придбати необхідну кількість сучасних комп'ютерів і програмних продуктів і вони самі по собі забезпечать високу якість освіти, зроблять її доступною і дешевою. Як досить швидко з'ясувалось, що такий підхід призводив лише до великих фінансових витрат без відповідного позитивного ефекту.

Ефективність інформаційної системи залежить від правильної стратегії розроблення, придбання і використання програмних продуктів. Якісна вища освіта має орієнтуватись на інноваційні технології і продукти, які пропонують компанії - світові лідери у сфері інформаційних технологій. Безперспективним є використання доморощених програмних продуктів, які вимагають постійного технічного супроводження розробників і морально застарівають ще до того, як вдається налагодити їх нормальну роботу.

Крім того, традиційно застосування інформаційних технологій зводилось, як правило, до створення систем дистанційного навчання, використання переваг розроблення модульних курсів навчання, а також уточнення і внесення змін у навчальний процес, тобто чому і як вжити за допомогою нових технологічних можливостей, зокрема, електронних бібліотек, підручників, віртуальних лабораторій, відео-, аудио- конференцій, семінарів тощо.

Стосовно електронних бібліотек серед ВНЗ розповсюдженим було уявлення про те, що така бібліотека це, по суті, автоматизований пошук літератури за допомогою електронного каталогу, а також перехід бібліотечного фонду на електронну форму (електронні носії підручників). Зрозуміло, що матеріальні витрати на реалізацію такого підходу не відповідають основним цілям ВНЗ, оскільки мало що дають для удосконалення навчального процесу і наукової діяльності 3.

Ще один локальний напрямок застосування інформаційних технологій, який знайшов розвиток у деяких ВНЗ, це створення автоматизованої системи обліку студентів та технологій навчального процесу 4.

Подібні системи, як правило, створюються на основі реляційних баз даних з використанням відповідних систем управління базами даних на зразок MS-Access. Система дозволяє формувати і відслідковувати план навчального процесу, а також поточну успішність студентів. Крім того, система може бути зорієнтована на ведення бази даних викладачів.

Система підтримує виконання таких функцій, як:

електронна бібліотека - накопичення, зберігання та автоматизований доступ до навчальних матеріалів;

електронний відділ кадрів - ведення особистих справ студентів, викладачів, персоналу;

електронний деканат - створення навчальних планів спеціальностей, введення і коригування робочих навчальних програм, індивідуалізація навчання на рівні планів та програм, вибору викладачів, календарне планування навчального процесу, зарахування і відрахування студентів, автоматизована підготовка особистих навчальних планів студентів, аналіз результатів навчання;

мережева система контролю знань - автоматизація контролю знань через формування тестових завдань, проведення контролю, перевірка результатів, статистичний аналіз;

електронні консультації - проведення форумів - електронних конференцій, зв'язок через e-mail.

Ще одним застосуванням інформаційних технологій, яке сьогодні активно розвивається в освітній галузі є організація дистанційного навчання. Розвиток цього напрямку стримується цілою низкою причин, таких як висока вартість послуг Інтернет, неякісний зв'язок, недооснащенність ВНЗ комп'ютерною технікою, необхідність значних інвестицій у розвиток внутрішньої мережі, відсутність фахівців. Тим не менш, рядом ВНЗ вже розроблено і впроваджено автоматизовані системи управління дистанційним навчанням 5.

Систему створено на базі відомого програмного продукту для оптимізації інформаційно-навчального середовища дистанційної освіти Learning Space компанії IBM/Lotus Software Group, яка, в свою чергу, використовує технології Web, Yava та Domino.

Типова система дистанційного навчання працює на основі стандартних Internet-технологій, зокрема, Word Wide Web (WWW).

Апаратний склад системи дистанційного навчання

рис. 3.

Рис. 3

Робота користувачів у такій системі здійснюється за допомогою стандартної програми - браузера HTML-сторінок, яка встановлюється на комп'ютерах як студентів, так і викладачів.

Наступним кроком в процесі впровадження інформаційних технологій стало розроблення освітнього порталу ВНЗ.

Освітній портал - це система, яка за допомогою мережевих технологій об'єднує програмні і технічні засоби, організаційне та методичне забезпечення для підвищення ефективності і доступності підготовки фахівців 6.

Типову структуру освітнього порталу представлено на рис. 4.

Рис. 4

У цій структурі предметний сервер містить дисциплінарне ядро, як повний спектр дисциплін певної спеціальності, а також інформаційно-довідкову систему, яка, в свою чергу, містить лекційні та інші матеріали для виконання практичних занять, курсового, дипломного проектування. На математичному сервері розміщено ряд існуючих універсальних пакетів програм для виконання широкого спектру числових, символьних і графічних розрахунків. На ньому можна розміщувати й інші потужні програмні продукти в залежності від специфіки підготовки студентів. Моделюючий сервер використовується для взаємодії між користувачем і математичним сервером, в результаті чого досягається ефективне віддалене використання універсальних наукоємних програмних продуктів. При цьому не має потреби розміщувати їх на кожному навчальному комп”ютері.

Адміністративний сервер призначений для моніторингу навчального процесу. Він містить списки і особисті справи студентів, електронні залікові книжки та іншу інформацію, необхідну для контролю за навчальним процесом.

Сервер тестування призначений для контролю знань студентів, реєстрації і звітності за результатами тестування.

Бібліотечний сервер передбачає можливість користування бібліотечним фондом ВНЗ, замовлення книг, перегляду їх повнотекстового варіанту, а також виходу у міжбібліотечну комп'ютерну мережу.

ІІІ Впровадження систем управління якістю ВНЗ та інформаційні технології

Впровадження систем управління якістю ВНЗ відкрило ще один напрямок використання широких можливостей сучасних інформаційних технологій. Більшість організацій, які розробляють подібні системи, впроваджують автоматизовані системи управління документацією системи якості. Такі системи допомагають організації повною мірою задовольнити вимоги стандарту ISO 9001:2000 (п. 4.2) щодо управління документацією і протоколами якості.

Використання комп'ютерної підтримки системи якості значно спрощує забезпечення ідентифікації документів, контроль за їх розповсюдженням, наявності відповідних версій в місцях застосування, аналізування та актуалізації документів та їх нового затвердження, надійного зберігання, захисту та вилучення у разі потреби. Як правило, в електронному вигляді зберігаються політика у сфері якості, настанова з якості, задокументовані методики, яких вимагає стандарт, протоколи якості, а також документи, необхідні для забезпечення планування функціонування процесів.

Типову структуру автоматизованої системи управління документацією для підтримки ефективного функціонування системи якості (АСУД) представлено на рис. 5 7.

Рис. 5

До основних завдань АСУД можна віднести:

розроблення документації та управління документації;

забезпечення своєчасності й оперативності внесення змін до документів;

забезпечення надійності та безпечності оброблення і зберігання документів;

забезпечення контролю в процесі роботи з документами.

За звичай, документи, які створюються у системі є файлами, підготовленими за допомогою Windows-додатків. АСУД має досить широкі функціональні можливості, такі, як надійне зберігання документів, пошук документів за певними ознаками, вільний доступ співробітників до фонду документів з метою ознайомлення або отримання паперової копії, виключення несанкціонованого внесення змін у документи, можливість інтеграції програмних документів до інформаційних систем більш високого рівня в мережах за архітектурою Internet-Intranet.

Еталонний фонд документів призначений для зберігання еталонних копій затверджених документів. Фонд створюється адміністратором АСУД. Документи заносяться до фонду тільки за вказівкою вищого керівництва і призначені для відновлення діючої документації у разі її несанкціонованого зміцнення або втрати.

Еталонний фонд має зберігатись на системному сервері, адміністратор АСУД на регулярній основі повинен здійснювати резервне копіювання фонду на зовнішні носії. Фонд може створюватись і оброблятись засобами пакету “Ефект офіс”.

Фонд затверджених документів призначений для зберігання затверджених діючих документів організації. Документи у цей фонд переносяться з фонду документів, що розробляються за встановленою процедурою на підставі рішення керівництва та адміністратора АСУД, В свою чергу, затверджений документ передається до еталонного фонду, наприклад засобами MS Outlook з спеціальною позначкою.

Фонд створюється і зберігається засобами MS Windows NT, або більш пізньою версією, на диску сервера локальної комп'ютерної мережі.

Розділ документації, що розробляється, призначений для створення, зберігання та оброблення документів, які в подальшому розміщуються у фонді затверджених та еталонних документів. Будь який документ, створений за допомогою додатків MS Work, MS Excel, MS Visio 2000 та інших, може розміщуватись в фонді, де до нього мають доступ розробники або особи з відповідним правом доступу.

Документи, що зберігаються у цьому фонді, можуть бути відредаговані, змінені або вилучені. Фізично фонд зберігається на диску сервера локальної комп'ютерної мережі. У процесі роботи над документом його необхідно копіювати і створювати резервну копію.

Бібліотека документів загального призначення використовується для зберігання документів, отриманих або із зовні, або створених в середині організації, і доступних для усіх співробітників організації. Відповідальність за ведення і актуалізацію бібліотеки несе адміністратор АСУД, Фізично бібліотека знаходиться на робочому диску сервера локальної комп'ютерної мережі.

IV Системний підхід щодо впровадження інформаційних технологій у ВНЗ

На сучасному етапі застосування інформаційних технологій в галузі вищої освіти існує нагальна потреба у реалізації системного підходу, тобто об'єднанні окремих елементів інформаційного забезпечення ВНЗ в єдину інформаційну систему. При цьому дуже важливо правильно визначити основні цілі і засоби їх досягнення. Мається на увазі, що інформаційна система повинна виконувати важливу допоміжну роль у виконанні ключової задачі ВНЗ - підвищення якості підготовки студентів шляхом розроблення і впровадження системи управління якістю на основі принципів TQM і вимог міжнародних стандартів ISO серії 9000:2000.

Така інформаційна система сприятиме ефективному впровадженню системи якості і забезпечуватиме інформаційну підтримку управління основними видами діяльності ВНЗ, його ключовими процесами. Інформаційна система ВНЗ має розглядатись як сукупність апаратних і програмних засобів, баз даних та знань, комплексу документів системи якості, а також кваліфікованого персоналу, здатного обслуговувати і ефективно користуватись системою. Крім забезпечення високої якості навчання інформаційна система має бути зорієнтована на підвищення результативності наукової компоненти діяльності ВНЗ.

Авторами дослідження на основі вивчення досвіду пропонується модель багаторівневої інформаційної системи, яка охоплює ключові напрямки й процеси діяльності ВНЗ та усі елементи його організаційної структури. Як було відзначено, інформаційна система має стати інструментом для підвищення результативності й ефективності системи управління якістю ВНЗ.

Для наочності представлено інформаційну систему супроводження системи якості ВНЗ у вигляді матриці. Система представляє собою ієрархічну 3-х рівневу модульну структуру, яка складається з 3-х підсистем.

Система першого рівня - це автоматизована система управління документацією (АСУД), яка в свою чергу розбивається на системні модулі першого рівня - підсистеми управління документацією кафедри, факультету, інших структурних підрозділів та ВНЗ в цілому.

Система другого рівня - це система управлення базами даних (АСУБД), яка складається з системних модулів другого рівня, СУБД кафедри, факультету, інших підрозділів, ВНЗ в цілому.

Система третього рівня - це автоматизована система управління знаннями (АСУЗ), як сукупність модулів управління знаннями кафедри, факультету, інших підрозділів і ВНЗ в цілому.

Такий підхід до формування системи дає змогу поетапно (помодульно та порівнево) розробляти і впроваджувати інформаційну систему ВНЗ, синхронізуючи цей процес з процесом впровадження системи якості ВНЗ.

Таблиця 1

Розглянемо деякі аспекти функціонування кожної з 3-х систем, з яких складається інформаційна системи ВНЗ.

V. Автоматизована система управління документацією ВНЗ

Автоматизована система управління документацією ВНЗ складається з підсистем або модулів систем управління документами структурних підрозділів ВНЗ, Будь який документ ВНЗ на будь-якому носії за необхідності переводиться в електронну форму, після чого він підлягає зберіганню і обробленню засобами АСУД. У разі недоцільності, або неможливості створення електронної копії має бути створений електронний ідентифікаційний документ. Для нормального функціонування кожного з модулів АСУД ВНЗ необхідно створити нормативне, технічне, програмне, ідентифікаційне забезпечення.

До нормативного забезпечення відповідного модуля відносяться документи системи якості, положення про підрозділи, накази, посадові інструкції, інструкції щодо використання програмного і технічного забезпечення АСУД, стандарти ВНЗ та інші нормативні документи системи якості ВНЗ, склад яких детально розглянуто в 7.

До технічного забезпечення відносяться локальна комп'ютерна мережа, комп'ютери та інше обладнання, необхідне для функціонування АСУД.

Програмне забезпечення АСУД складається з таких програмних засобів, як операційна система MS Windows NT, версії 4.0 і вище, пакетів програм MS Office версії 2000, MS Outlook, спеціальних програмних пакетів, призначених для роботи з великими обсягами документів.

Інформаційне забезпечення АСУД включає всю документацію системи якості ВНЗ як внутрішнього, так і зовнішнього походження. Узагальнено до неї можна віднести інформацію, яку складають бази даних і бази знань автоматизованих систем управління другого і третього ієрархічного рівня інформаційної системи. Однією з важливих функцій АСУД є контроль виконання особливо важливих документів.

Страницы: 1, 2