Прагнення України до європейської спільноти потребує від держави і бібліотечних фахівців виконання певних вимог, які мають бути прописані у нормативних актах державного, регіонального і відомчого рівнів.
Діяльність бібліотек України здійснюється в рамках Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу", прийнятого у 1995 р. і переглянутого у 2000 р. Згідно з цим документом "основою державної політики в галузі: бібліотечної справи є реалізація прав громадян на забезпечення загальної доступності до інформації та культурних цінностей, що зберігаються та надаються в тимчасове користування бібліотеками". Ця позиція невід'ємно пов'язана із статтею 16 "Бібліотечні фонди". За цією статтею Закону цінні, рідкісні документи та колекції мають включатися до Державного реєстру національного культурного надбання, Для таких документів відповідно до Закону має створюватися особливий режим зберігання та використання [8, с.5-6].
Регламентація збереження бібліотечних фондів враховувала рекомендації міжнародних професійних організацій, досвід бібліотечного будівництва в розвинутих країнах, які згадані вище.
Ст. 17 Закону передбачено необхідність передавання маловживаних, але цінних у науковому та художньому відношенні документів до бібліотек-депозитаріїв. У 1997 р. наказом МКіМ було затверджено Положення про систему депозитарного зберігання в Україні.
Окрема ст.18 Закону присвячена таким важливим питанням, як облік, зберігання і використання бібліотечних фондів. Згідно з означеною статтею ці процеси здійснюються відповідно до правил, затверджених МКіМ, до стандартів, технічних умов та інших нормативних документів. Національною парламентською бібліотекою України (НПБ) розроблено нова Інструкція з обліку бібліотечних фондів, в якої визначено основні одиниці та систему обліку бібліотечного фонду, порядок і види обліку фонду [8, с.7].
Забезпечення збереженості документів у процесі використання в Україні поки ще регламентується лише "Типовими правилами користування бібліотеками в Україні", затвердженими МКіМ в 1999 р., де зафіксовані права і обов'язки користувачів стосовно документів, наданих для користування. Правила поширюються на всі бібліотечні установи країни незалежно від їх відомчого підпорядкування.
На виконання міжнародних Директив Україна спеціальним законом у 1999 р. затвердила "Програму збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000 - 2005 рр.". Цей важливий документ закріпив основи державної політики у розв'язанні проблем зберігання, реставрації та консервації бібліотечних фондів, відображення цінних і рідкісних видань з фондів український бібліотек у міжнародних програмах.
Основними засадами Програми стали: координація роботи установ і організацій у справі обліку, консервації, репрографії бібліотечних фондів; координування фінансових, матеріально-технічних і трудових ресурсів для забезпечення довготривалого збереження документів та їх використання; залучення наукового потенціалу для розроблення та впровадження новітніх технологій консервації та репрографії; створення системи єдиного загальнодержавного обліку документальних пам'яток національного культурного надбання, зокрема старовинних рукописів, рідкісних і цінних видань; створення міжвідомчих центрів консервації та репрографії при НБ ім. В. Вернадського, НПБ, Львівській науковій бібліотеці ім. В.Стефаника, ХДНБ ім. В.Короленка, Одеській державній науковій бібліотеці ім. О.Горького, а також галузевих і регіональних служб репрографії та ремонтно-палітурних робіт при обласних універсальних наукових та відомчих бібліотеках; забезпечення безпеки для фондів бібліотек; створення системи підготовки і перепідготовки кваліфікованих спеціалістів - хранителів і реставраторів [20].
Під час реалізації Закону були створені відповідні умови і розпочата робота по забезпеченню державної реєстрації рідкісних і цінних документів та рукописів. Ії основним регламентом була Інструкція "Про порядок відбору цінних, рідкісних документів та колекцій (зібрань) з бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання", затверджена наказом МКіМ 12.12.2001 р.
В Інструкції визначено основні групи документів для включення до Державного реєстру, порядок відбору документів і проведення певних робіт. Вона поширюється на мережу діючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування. Для успішного впровадження Інструкції підготовлено відповідні методичні рекомендації, розроблено спеціальну програму здійснення реєстрації в автоматизованому режимі. Найбільшим бібліотекам було передано комплекти комп'ютерного обладнання. У бібліотеках розпочалася дуже важлива, складна, тривала робота щодо створення Державного реєстру національного культурного надбання. Орієнтовна кількість документів, що увійдуть до Державного реєстру, складатиме понад 740 тис. пр. Слід зазначити, що робота зі створення Державного реєстру мала великий позитивний вплив на діяльність бібліотек України.
Розпочалася робота щодо вивчення фондів окремих бібліотек, а згодом - і регіонів в цілому. Проведено кілька досліджень щодо проблем вивчення цінних видань у бібліотеках. Значний обсяг наукової роботи з виявлення, вивчення та аналізу рідкісних і цінних видань виконала протягом останніх п'яти років ХДНБ ім. В.Г.Короленка. Це дослідження "Колекції пам'яток друку та писемності у фондах ХДНБ", "Документні ресурси ХДНБ з техніки: становлення та розвиток", "Місцеві видання з техніки до 1917 р. у фондах наукових бібліотек Харкова", "Документний фонд ХДНБ ім. В.Г.Короленка з бібліотечної справи, бібліотекознавства, книгознавства", "Українська книга та періодичні видання у фондах державних бібліотек та музеїв України" [32].
З метою узагальнення роботи бібліотек Східного регіону щодо забезпечення збереження фондів, виявлення проблем, які виникли в процесі реалізації Програми, ХДНБ у 2000-2005 рр. виїздила на місця, вивчала стан справ і підготувала огляд "Збереження документів у публічних бібліотеках Східної України" [9].
Активно працювали зі своїми фондами і регіональні бібліотеки. На виконання "Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр." також були розроблені регіональні програми збереження в усіх областях країни і в АРК. Усі державні та обласні бібліотеки описували свої рідкісні та цінні видання для формування Державного реєстру національного культурного надбання. Але це робота тільки розпочалася. Майже усі бібліотеки зазнали проблеми, труднощі, а саме: відсутність подальшого фінансування робіт зі створення Державного реєстру, (з державного бюджету профінансовано лише 27% запланованих коштів); відсутність або застарілість технічного та програмного забезпечення деяких ОУНБ системи МКіТ України, а також головних бібліотечних установ-учасниць проекту різних типів і форм власності; невідповідність програмного забезпечення ІРБІС вимогам до опису стародруків та рукописних книг; відсутність у штаті бібліотек - фондоутримувачів програмістів для забезпечення роботи системи ІРБІС; відсутність висококваліфікованих книгознавців, які спроможні швидко і на сучасному науковому рівні вирішувати питання, що виникають під час виконання всього комплексу робіт (відбір, атрибуція, науковий опис, експертна оцінка документів тощо); відсутність окремих штатних одиниць для виконання робіт зі створення Державного реєстру в бібліотеках із значними масивами відповідних документів; нестача у багатьох бібліотеках-учасницях проекту довідкової літератури: друкованих каталогів, довідників, енциклопедій та інших посібників .
Згідно з Програмою на НПБ України було покладено завдання методичного забезпечення питань вивчення фізичного стану фондів ОУНБ Виконуючи це завдання бібліотека вивчала фізичний стан книжкового фонду основного книгосховища. На основі набутого під час проведення цього дослідження досвіду, було складено методичний лист "Вивчення фізичного стану книжкового фонду основного книгосховища ОУНБ".
Відповідно до регіональних Програм збереження переважна більшість ОУНБ вивчали фізичний стан фондів своїх бібліотек. Спеціалісти ХДНБ провели дослідження "Фізичний стан газетних фондів ХДНБ 1918-1930рр", "Фізичний стан газетних фондів ХДНБ і центральна преса: 1919-1930рр" [8, с. 17].
Фахівці НПБ працюють над пакетом нормативних чинників з питань оцифрування документів. Розроблення відповідних документів проводиться згідно з діючим законодавством України, зокрема з питань авторського права. Бібліотека також розпочала реалізацію проекту створення фонду електронних видань. У першу чергу оцифруванню підлягають ті рідкісні та цінні видання "україніки" на кислотному папері, які знаходяться в незадовільному фізичному стані, користуються підвищеним попитом користувачів та не підлягають реставрації.
У 2004 році в рамках завдань Програми НПБ відповідно до чинного законодавства уклала угоди на проведення наукових досліджень з таких питань: старіння матеріальної основи документів з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства; впливу екологічних умов на стан збереження документів (з Національною бібліотекою України ім. В.І.Вернадського) [8, с. 37-42].
У результаті проведених досліджень УНДІАСД були підготовлені методичні рекомендації для працівників бібліотек з проблем "Дослідження впливу біоцидних препаратів на старіння реставраційних паперів" та "Ураження документів плісневими грибами та заходи з охорони праці під час роботи з ушкодженими документами" [7].
НБУВ, на основі дослідження "Вплив екологічних умов на стан збереження документів", проведеного на базі фондів НПБ, своєї установи, ОДНБ та Львівської наукової бібліотеки ім. В.Стефаника підготовлені інструктивно-методичні рекомендації "Збереження бібліотечних та архівних фондів у несприятливих екологічних умовах" .
Другим завданням Програми є здійснення консервації та репрографії бібліотечних і архівних фондів; проведення наукових досліджень, створення міжвідомчих центрів консервації та репрографії. НПБ України розроблено "Положення про службу репрографії та оцифрування документів". Воно передбачає переведення документів, що знаходяться в бібліотеках і архівах, з традиційних носіїв на інші друковані носії (ксерокопії), а також мікроносії (мікрофільми, магнітні та оптичні диски). Функцією такої служби є також виконання ремонтно-палітурних робіт із частковою реставрацією окремих аркушів документів. Бібліотеки національного і державного рівнів в рамках Програми одержали також комплекти обладнання для міжвідомчих центрів консервації та репрографії.
Одним із напрямків роботи зі збереження документних ресурсів є створення страхових фондів шляхом мікрофільмування запису на оптичні диски, носії тощо. Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також груп документів, фізичний стан яких є незадовільним. Найбільші бібліотеки України, окрім ХДНБ ім. В.Г.Короленка до створення страхового фонду не приступили. Щодо ХДНБ, то на разі завершене мікрокопіювання колекції рукописних та архівних документів, на черзі - українські першодруки, харківські першодруки. Триває також мікрофільмування газетного фонду, оцифрування пам'яток друку як з метою їх збереження, так і для забезпечення доступу до них користувачів. Пропускна можливість лабораторії (200 тис. кадрів на рік) теоретично дозволяє обслуговувати не тільки потреби ХДНБ, а й виконувати замовлення інших бібліотек та приватних осіб на копіювання видань. Однак відсутність фінансування на оновлення обладнання та витратних матеріалів не дозволяє бібліотеці повноцінно виконувати функцію міжрегіонального міжвідомчого центру консервації та репрографії документів, як це передбачалось у "Програмі збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки".
Державні наукові, регіональні бібліотеки проводять багато іншої роботи по консервації і реставрації документів. Наприклад, у Херсонської ОУНБ проводилася реставрація дореволюційних видань, 25 одиниць рукописних і цінних документів переведено на електронні носії, відремонтовано 40 таких видань, загальна кількість всіх 1 738 одиниць, підготовлено 325 конвертів і контейнерів для зберігання цінних документів. У Чернівецької ОУНБ затверджено Програму протипожежної безпеки, здійснено ремонт та реставрацію 41 500 документів. У Черкаській ОУНБ проведено моніторинг фізичного стану фондів, підготовлено Проект автоматичної пожежної охорони фондів. Чернігівська ОУНБ мікрофільмування своїх рідкісних документів здійснює через центр страхового фонду документації (у м. Харкові), проводить обмін такими документами з ХДНБ, Брянською ОУНБ Російської Федерації. У Луганській ОУНБ здійснюється ретроконверсія фонду (опрацьовано 6 тис. од. краєзнавчих документів). У книгосховищі Донецької ОУНБ введено в експлуатацію електронні ворота, автоматичну аерозольну систему пожежогасіння (проект № 530-ПТУ-1) та ін. [19, с. 29].
Аналіз роботи зі збереження фондів показав, що поряд із традиційними технологіями в практику діяльності бібліотек Украйні впроваджуються нові технології - перш за все - оцифрування видань із власних фондів. Перетворення аналогової інформації у цифрову - повільний і дорогий процес. Але він іде у бібліотеках, тому, що цифрова копія документу - це високоякісна заміна оригіналу, яка забезпечує швидкий і недорогий доступ до документу будь-кому, хто користується послугами Інтернету.
Бібліотеку світу давно працюють в цьому напрямку. Британська бібліотека оцифровує мікрофільми газет, що виходили до 1801 року; розпочали перетворення у електронну форму учбових матеріалів на допомогу вчителям і школярам у рамках Національної освітньої програми; через спеціальний веб-сайт "Іп рlaсе" здійснюється відкритий доступ до 100 тис. ізоматеріалів і звукозаписів з власних фондів. Королівська (національна) бібліотека Данії здійснила 2 проекти оцифрування: "Архів датської літератури" і оцифрування родинного щотижневика, який видавався у 1859-1924 рр. і відбивав усі аспекти життя Данії у ці роки. Національна бібліотека Австрії здійснює програму переведення у цифрову форму переважно вітчизняних матеріалів, які мають високу наукову цінність, унікальні або оригінальні. Однак, зарубіжні колеги висловлюють при тому суперечливі думки, щодо доцільності широкого оцифрування через великі витрати коштів і праці, ризику наступної втрати через нестабільність носія [19, с. 3--31].
У найбільших бібліотеках України склалася захисна система збереження фондів, що функціонує за такими основними напрямками: організація контрольно-пропускного режиму, забезпечення охорони фондів від несанкціонованого винесення, розкрадання та навмисного пошкодження документів; організація обліку фонду; забезпечення збереженості документів під час їх обробки, використання та перебування у фондосховищах; створення оптимальних умов зберігання (світловий, термогігрометричний та санітарно-гігієнічний режим); створення системи протипожежної безпеки; організація системи контролю за станом приміщень та своєчасні ремонтні заходи; створення цифрових копій для надання у користування замість оригіналів.
Рівень роботи по збереженню фондів у бібліотеках різний. Навіть успішно діючі за цим напрямком бібліотеки мають слабкі місця та труднощі. Окремі обласні бібліотеки мають у штатному розкладі посаду палітурника(Сумська ОУНБ), або палітурню (Полтавській ОУНБ). Донецька ОУНБ щорічно через міську палітурну майстерню відремонтує біля 10,0 тис. комплектів газет і журналів.
На жаль, більшість книгосховищ не відповідає сучасним вимогам. Стандарти, які визначають межі зони безпеки за відносною вологістю і температурою, зазвичай, не витримуються. На сьогодні у багатьох бібліотеках фондосховища зовсім не опалюються, практично 30% бібліотек в регіонах потребують капітального ремонту Відсутність можливості забезпечення оптимальних термогігрометричних умов зберігання фондів, нестабільність внутрішнього клімату прискорюють старіння документів, призводять до пошкодження масивів літератури пліснявою. Норми завантаженості стелажів не виконуються. Відсутність фінансових коштів не дозволяє поки що виправити становище. Роботи з дезінфекції виконуються вручну, дезкамери в бібліотеках відсутні, тому темпи і обсяги санітарно-гігієнічних заходів не відповідають сучасним вимогам.
Неполадки в системах водопостачання та каналізації теж не сприяють підтриманню оптимального санітарно-гігієнічного режиму. Не менш важливе значення для збереженості фондів має чітко налагоджена система протипожежної безпеки. Стан її в бібліотеках різний, в основному незадоволений. Впровадження сучасних електронних засобів контролю, таких як штрихове кодування, апарати-фіксатори на випадок несанкціонованого винесення документів, апарати відеоспостереження у зонах обслуговування користувачів (читальні зали, зони відкритого доступу) через брак фінансів залишається невирішеною проблемою.
Тільки в деяких бібліотеках стан матеріально-технічної бази змінився на краще: проведено ремонтні роботи, одержано додаткові приміщення, комп'ютери, сканери (Донецька, Дніпропетровського, Луганська, Полтавська).
Комп'ютерні технології також впроваджуються у бібліотеках Україні по-різному, хоча відомо, що з придбанням бібліотеками потужних ксерокопіювальних апаратів зменшується кількість зіпсованих видань. Використання електронної пошти дозволило впровадити електронну доставку документів, таким чином залишаючи в бібліотеці єдиний примірник.
Як позитивне, слід відмітити, по-перше, затвердження Програми на державному рівні є визнанням з боку держави значущості та актуальності визначених проблем; по-друге, створення Міжвідомчої координаційної ради сприяло взаємодії бібліотек різних форм власності та архівів у реалізації завдань Програми; по-третє, фінансування на державному рівні, навіть дуже незначне, дозволило розпочати роботу зі створення Державного реєстру, закупити бібліотекам загальнодержавного значення технічне обладнання для створення страхового фонду документів, залучити потенціал науково-дослідних установ, відомств, які беруть участь у реалізації завдань Програми, до проведення наукових досліджень та підготовки за їх результатами методичних рекомендацій для бібліотек та архівів, розробити навчальні програми курсів, лекцій, практичних занять з питань збереження документів, їх реставрації та репрографії. Програма стала величезним стимулом у діяльності бібліотек щодо розроблення регіональних програм, вивчення своїх фондів, виділення окремих підрозділів для цінних і рідкісних видань.
У той же час слід визнати , що обсяги фінансування Програми не відповідали поставленим завданням. Терміни, встановлені для створення Державного реєстру національного культурного надбання не відповідають реальним термінам здійснення цієї важливої довготривалої роботи. Не був підготовлений належним чином відповідний кадрового потенціалу. Невирішеними залишаються проблеми консервації фондів та створення страхового фонду документів, безпеки фондів, збереження фондів у процесі використання, обліку та кадрового забезпечення збереження фондів.
Через недостатнє фінансування регіональні Програми повністю не виконані. Не виконано роботи за такими пунктами: оснащення бібліотек технічними засобами; забезпечення діяльності регіональних служб репрографії і ремонтно-палітурних робіт в ОУНБ; створення при бібліотеках системи захисту фондів від розкрадання; оснащення бібліотек автоматизованою системою пожежоохоронної сигналізації і газового пожежогасіння; створення системи підвищення кваліфікації в галузі збереження бібліотечних фондів; використання технології біозахисту бібліотечних фондів тощо.
