Планирование потребности в персонале - (курсовая)
Дата добавления: март 2006г.
ПЛАНИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ
1. Анализ работ
Создание организации приводит к возникновению рабочих мест, которые должны быть заняты. Как менеджеру, Вам чаще всего придется собирать информацию посредством анализа работы:
рабочая деятельность
человеческое поведение
механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления нормы производительности
рабочее окружение
требования к человеку.
Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом: набор и отбор. Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые потенциальному работнику. Эта информация, касающаяся описания работы, места и ее спецификации является основой Вашего решения о приеме людей;
компенсации. Вам также требуется четкое понимание того, что является сутью работы, для того чтобы оценить затраты и назначить оплату;
оценка исполнения подразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. Часто именно при анализе работы производственные инженеры и другие эксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ;
обучение. Вам также придется использовать информацию, полученную при анализе работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, так как анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки и обучение требуются в данном случае.
Анализ работы также достаточно полезен для обоснования того, что все должностные обязанности, которые должны в действительности выполняться, соответствуют данной конкретной должности.
Этапы анализа работы:
определение цели, для которой будет использоваться информация, полученная при анализе работы;
сбор вспомогательной информации (структура компании, технологические карты и описание работ);
выбор репрезентативной должности для анализа;
сбор информации для анализа работы - это непосредственный анализ работы путем сбора информации о рабочей деятельности, требованиях к поведению работника, условиям работы и личных качествах;
проверка полученной информации
разработка описания и спецификация работы.
____________________________________________________________________________ ЗАДАНИЕ F. Попытайтесь ответить на следующие вопросы и оцените ясность своих представлений о своих должностных обязанностях:
Каковы Ваши обязанности и ответственность на рабочем месте? Что конкретно влекут за собой мероприятия, в которых Вы принимаете участие? Какие основные инструкции и нормы регламентируют Вашу работу? Какова Ваша ответственность?
Какова физическая нагрузка на Вашем рабочем месте? Эмоциональная и интеллектуальная?
Есть ли какие-либо опасные или необычные условия работы, в которых Вам приходится участвовать?
____________________________________________________________________________ Как Вы могли заметить эти вопросы влекут за собой огромное количество других тем для обсуждения. Поэтому неудивительно, что для сбора данных, необходимых для анализа работы, используется интервью: индивидуальное интервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе. На Рис. 1. Представлен типичный опросный лист для анализа работы.
Рис. 1. Типичный опросный лист для анализа работы.
Опросный лист
Фамилия_____________________________
Название работы______________________
Департамент__________________________
Номер работы________________________
ФИО начальника_______________________
Должность____________________________
1. Краткое описание должностных обязанностей. (Кратко опишите своими словами Ваши основные обязанности. Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов. То заполните раздел 3. )_______________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Специальные квалификационные требования. ( Укажите все лицензии, разрешения, сертификаты и т. д. , необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей)_____________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Оборудование. (Перечислите все оборудование, машины и инструменты, с которыми Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей). _____ __________________________________________________________________ 4. Регулярно выполняемые обязанности (Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Изложите данные обязанности в порядке убывания значимости и процента затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно, в случае необходимости приложите дополнительные листы)____________________________________ __________________________________________________________________ 5. Контакты. (Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с персоналом других департаментов (отделов), внешних организации или агентств. Если да, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения)_____________________________________________________ __________________________________________________________________ 6. Руководство. (Входит ли в Ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством, подчиненными? ( ) Да ( ) Нет. Если Да, пожалуйста, заполните дополнительный опросный лист для анализа рабочего места руководящих работников и приложите его к данной форме. Если Вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните. )_____________________________________________________ ___________________________________________________________________ 7. Принятие решений. (Опишите. Какие решение Вы принимаете при выполнении ваших регулярных обязанностей. )______________________________________ ___________________________________________________________________ 8. Каковы будут вероятные последствия, если Вы (а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод или (б) неправильное действие? ___ ___________________________________________________________________ 9. Ответственность за ведение записей (Перечислите отчеты или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите в общем, для кого эти отчеты предназначены)_____________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10. Частота управления. (Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений. )
( ) часто ( ) иногда ( ) редко ( ) никогда
11. Условия работы. ( Опишите условия работы, в которых Вы работаете: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха и т. д. Укажите все вредные или необычные условия работы)_______________________________ __________________________________________________________________ 12. Требования, предъявляемые данной работой. ( Укажите, какие, по Вашему мнению, необходимы минимальные требования для того, чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу).
образование:
минимальное количество оконченных учебных классов в школе______________ количество лет ______________________________________________________ специализированное или общее________________________________________ опыт:
тип_______________________________________________________________ количество лет_____________________________________________________ специальное обучение
тип количество лет
__________________________________________________________________ специализированные навыки:
умение печатать: ______слов/мин. стенографирование________слов/мин прочее________________________________________________________ 13. дополнительная информация. (приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании Вашей должности. _____________________________________________________________ Подпись работника ___________________________дата___________________________
Кроме интервью и опросных листов информацию для анализа работ можно получить и другими способами, с помощью метода наблюдения и ведения каждым работником ежедневника/журнала респондента или составлять список заданий, которые работники выполняют в течение дня.
Составление описания работы.
Описание работы - это письменный документ, в котором содержится информация о том. что реально делает работник. Выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы. Хотя и не существует типовой формы для составления описания работы, большинство описаний содержит следующие разделы:
Определение работы
Краткое описание работы
Отношения, ответственность, обязанности
Полномочия
Стандарты исполнения
Рабочие условия
Спецификация работы.
Основные принципы описания работ или некоторые подсказки для создания Вами описания работ.
Ясность. Описание работы должно отражать этапы работы так хорошо, чтобы все обязанности были ясны.
Указание возможностей. Убедитесь, что указали возможности и характер (природу) работы, используя фразы типа "для отдела" или "как требует менеджер". Включите все важные отношения.
Определенность. Выберите наиболее определенные слова, чтобы показать: вид работы
степень сложности
требуемые навыки
степень стандартизированности проблемы
степень ответственности рабочего за каждую стадию работы
степень и тип материальной ответственности.
Используйте действенные слова типа "анализируют", "собирают", "подбирают", "планируют", "обслуживают", "поддерживают", "контролируют" и "рекомендуют". Работники более низких уровней организации имеют детально расписанные обязанности и задачи, в то время как работники более высокого уровня имеют более обширные обязанности.
Краткость. Точная краткая формулировка обычно лучше всего описывает цель. Перепроверка. Наконец, чтобы проверить, соответствует ли описание основным требованиям, спросите себя: "Поймет ли новый служащий суть работы, если прочтет ее описание? ".
2. Система оценки деятельности персонала
После того, как вы составили описание работы и разработали соответствующие должностные инструкции, у Вас появился надежный ориентир в оценке Вашего персонала. Как уже упоминалось, человеческий ресурс - один из важнейших в деятельности организации, поэтому его эффективное использование является важнейшей задачей по управлению предприятием. Как же оценить деятельность персонала?
Во многих организациях существует формальная система оценки деятельности персонала и ежегодно проводимое аттестационное интервью часто ожидается со смешанным чувством со стороны аттестуемого и с опасениями со стороны менеджера, который будет проводить его. Вследствие этого многие менеджеры откладывают проведение аттестационных интервью, иногда совсем не проводят их, даже в тех организациях, где такое мероприятие обязательно. В некоторых организациях введению системы формальной системы оценки препятствует профсоюз. Какие чувства вызывают у Вас слова "оценка деятельности"? Что Вы понимаете под этим термином?
___________________________________________________________________________ ЗАДАНИЕ А. Ответьте на следующие вопросы:
(1) Вы считаете, что оценка деятельности полезна? Да/нет
Полезна ли она для организации или самого сотрудника, или для них обоих? .......................
(2) Вы считаете, что в ходе ее должны оцениваться личностные качества сотрудника или выполнение им работы, или все вместе? ................................................................................................................. (3) Оценку деятельности, по Вашему мнению, лучше проводить официально или неофициально? ................................................................................................................................................................................................. (4) Как часто, Вы считаете, надо проводить оценку деятельности? .................................................
(5) Всегда ли оценка деятельности должна включать в себя личную беседу? .........................
(6) Чтобы оценка деятельности была эффективной, нужно ли вести какой-либо протокол? ................
(7) Как Вы считаете, ежегодный пересмотр зарплаты должен проходить отдельно от оценки деятельности
сотрудников? ....................................................................................................................... (8) Кому лучше проводить оценку деятельности: непосредственному руководителю ("отцу"), руководителю руководителя (т. е. "деду"), самому сотруднику. Вашему коллеге или нескольким из них вместе? ........................................................................................................................... (9) Как Вы считаете, оценку деятельности лучше проводить по открытой или закрытой системе?
.............................................................................................................................................................................................. (10) Вы считаете, что оценка деятельности полезна для других сотрудников (например, клерков, рабочих и т. д. ), помимо менеджеров и руководителей младшего звена? Если - да, то перечислите, для кого она может быть полезна ............................................................................
____________________________________________________________________________ Возможно, после изучения данной главы некоторые из Ваших первоначальных представлений об оценке деятельности, выраженных в Ваших ответах на эти вопросы, изменятся. Конечно, Ваши ответы непосредственно обусловлены Вашим предыдущим опытом оценки деятельности (удачным или удачным) и тем, что Вы считаете главным назначением оценки деятельности.
Итак, мы предлагаем Вам следующие ключевые идеи данного раздела: Оценка деятельности необязательно должна быть формальным мероприятием, проводимым один раз в год, она может быть и непрерывным процессом, когда аттестационные интервью проводятся чаще и в большей степени неформально. Недавно произошел сдвиг в сторону от систем оценки, ориентированных на прошлые производственные показатели и потенциальные возможности сотрудника; теперь главной задачей стало совершенствование текущей деятельности, т. е. проводится оценка деятельности.
В настоящее время сохраняется тенденция более широкого использования подхода, ориентированного на результаты, при котором сотрудники оцениваются по результатам, достигнутым ими в их работе, а не по отдельным личным качествам, личностным и поведенческим характеристикам, что известно од названием подхода, ориентированного на личностные характеристики.
На данном этапе важно, чтобы Вы установили точно, если еще не сделали этого каковы задачи формальной системы оценки деятельности, которая, возможно, уже существует в Вашей организации. Если в вашей организации уже функционирует какая-либо система оценки, Вам, конечно, следует работать в ее рамках, хотя. Возможно Вы будете чувствовать себя стесненным. Кроме того, важно помнить об осуществлении контроля над самой системой оценки.
____________________________________________________________________________ ЗАДАНИЕ В. Опишите механизм контроля, используемый в Вашей организации для проверки того, что аттестационные интервью действительно проводятся по расписанию. Перечислите какие-либо слабые стороны Вашей системы. Отвечаете ли Вы за что-то?
Механизм контроля __________________________________________________________ Слабые стороны ____________________________________________________________ Вы отвечаете за ____________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Если Вам в полном объеме известны цели существующей системы оценки и то, каким образом они достигаются, известна Ваша роль в этом процессе, то у Вас достаточно основательная позиция, чтобы оценить сильные и возможные слабые стороны системы. Если Вы считаете, что слабые стороны системы перевешивают ее сильные стороны, тогда и только тогда Вы можете оценить, в какой степени Вам необходимо искать пути изменения или дополнения официальной системы, так чтобы оценка соответствовала Вашим собственным задачам менеджера, так же как и задачам организации и сотрудников, деятельность которых оценивается. Как мы увидим, задачи будут меняться в соответствии с тем, в чьей "шкуре" Вы находитесь: оценивающего, оцениваемого или оценивающего того, кто оценивает. Все эти роли, в свою очередь, должны приводиться в соответствие с целями всей организации по осуществлению оценки деятельности персонала. Кто же должен проводить оценку деятельности персонала?
___________________________________________________________________________ ЗАДАНИЕ С. Последняя оценка Вашей деятельности проводилась Вашим непосредственным начальником или его/ее собственным начальником? .............................................................
Перечислите в нижеследующей таблице некоторые преимущества или недостатки проведения оценки в каждом из этих случаев:
Оценка, проводимая: Преимущества Недостатки
Непосредственным руководителем (менеджером)
Руководителем руководителя
(менеджером менеджера)
Какая система обычно используется в Вашей организации? ................................................................................................. Очевидно, что в осуществлении каждодневной обратной связи от руководителя подчиненному решающая роль принадлежит Вашему непосредственному менеджеру. Однако во многих организациях предпочитают, чтобы формальное аттестационное интервью проводил "дед", т. е. не Ваш непосредственный менеджер, а менеджер следующего, более высокого уровня. Преимущество такой системы состоит в том, что она оказывается более объективной, при этом с меньшим нежеланием выставляются и рабочие неблагоприятные оценки, поскольку нет страха испортить каждодневные отношения. Там, где возникают проблемы в рабочих взаимоотношениях с непосредственным руководителем, проще разобраться, когда оценку проводит третья сторона. Кроме того, если : обсуждаются вопросы карьеры, менеджер более высокого уровня может быть более информирован о вероятных вакансиях, открывающихся в компании в будущем. Однако и здесь могут возникнуть проблемы, так как иногда "дед" может иметь очень слабое представление об обсуждаемой работе, целиком полагаясь на информацию непосредственного менеджера о работе сотрудника, поэтому испытывает трудности в обсуждении важных рабочих деталей. В таком случае непосредственный менеджер часто прибегает к полуформальной оценке в дополнение к формальной. Кроме того, в некоторых организациях принята многоканальная система оценки, как, например, в компании "Са1f ", где руководители, подчиненные, коллеги и сами оцениваемые - все вносят свой вклад в оценку. Кроме того, Вам необходимо помнить и о том, что каждый из участников по-разному воспринимает назначение системы оценки.
